PRIVACYBELEID PROGRESS GROUP INTERIM
1. Algemeen
Gegevens van het uitzendbureau: PROGRESS GROUP BV, ondernemingsnummer 0533.902.846, met geregistreerde zetel te 2660 Antwerpen, Smallandlaan 29B, België.
De persoonlijke gegevens die door de werknemer aan PROGRESS GROUP worden verstrekt, worden verwerkt in een bestand waarvoor PROGRESS GROUP verantwoordelijk is.
Alleen bevoegd personeel binnen PROGRESS GROUP heeft toegang tot deze gegevens.
Bij vragen over de verwerking van persoonlijke gegevens kan de werknemer contact met ons opnemen via het telefoonnummer: +32 (0) 3 334 11 14 of e-mail: privacy@progressgroup.be.
2. Definities
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; een natuurlijke persoon wordt als identificeerbaar beschouwd als hij/zij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door verwijzing naar een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificator of naar een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens over iemands seksleven of seksuele geaardheid.
Verwerking: een bewerking of reeks van bewerkingen die wordt uitgevoerd op persoonsgegevens of op een geheel van persoonsgegevens, al dan niet via geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of anderszins ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitputtend opgesomde gevallen in artikel 9, lid 2 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
PROGRESS GROUP verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van zijn werknemers, waaronder:
- Sollicitatiebrieven, Curriculum Vitae, alle aantekeningen gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
- Informatie met betrekking tot loon- en personeelsadministratie, zoals het rijksregisternummer, verblijfstitel en werkvergunning, geboortedatum, adres, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer van de werknemer, informatie over salaris en voordelen (mobiele telefoon, auto, …), loonstroken, individuele rekeningen, vakantiebewijzen;
- Informatie over het al dan niet hebben van een rijbewijs;
- De naam van een contactpersoon die in noodgevallen kan worden bereikt;
- Informatie over kledingmaten om de nodige werkkleding te verstrekken;
- Evaluatieformulieren of het vaststellen van een tekortkoming;
- Controle van e-mail- en internetgebruik;
- Tijdregistratie;
- Foto’s en video’s voor promotionele doeleinden en/of communicatie met klanten;
- Mogelijke camerabeelden opgenomen door de beveiligingscamera’s binnen het bedrijf waarop de werknemer te zien is;
Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de vereisten van de AVG.
4. Doel en rechtsgrond voor de verwerking
- Sollicitatiebrieven, Curriculum Vitae, aantekeningen gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek worden verwerkt met het oog op het doorlopen van het sollicitatieproces, met als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang van PROGRESS GROUP. Het gerechtvaardigd belang is dat PROGRESS GROUP kandidaten moet kunnen beoordelen en het sollicitatieproces moet kunnen doorlopen.
- Informatie met betrekking tot loon- en personeelsadministratie wordt verzameld en verwerkt met het oog op het uitvoeren van loon- en personeelsadministratie, met als rechtsgrond de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de naleving van wettelijke verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid.
- Gegevens over tijdregistratie worden verzameld en verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om lonen correct te verwerken en om werkuren te controleren, met als rechtsgrond de naleving van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het gerechtvaardigd belang van PROGRESS GROUP.
- Gegevens met betrekking tot de controle van e-mail- en internetgebruik worden verzameld en verwerkt om ongeoorloofde handelingen te voorkomen, regels met betrekking tot het gebruik van online technologieën af te dwingen, de veiligheid en/of goede werking van IT-netwerksystemen te waarborgen en de fysieke installaties van het bedrijf te beschermen, met als rechtsgrond de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het gerechtvaardigd belang van PROGRESS GROUP. Het gerechtvaardigd belang is dat PROGRESS GROUP de bovengenoemde belangen moet kunnen waarborgen.
- Informatie over het bezit van een rijbewijs wordt verzameld en verwerkt om te controleren of een werknemer bevoegd is om een bedrijfsvoertuig te besturen voor professionele doeleinden, met als rechtsgrond de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de naleving van wettelijke verplichtingen.
- De naam van een contactpersoon wordt verzameld en verwerkt zodat we in geval van nood contact kunnen opnemen met een familielid of naaste, met als rechtsgrond de noodzaak om de vitale belangen van de werknemer te beschermen.
- Evaluatieformulieren of vaststellingen van tekortkomingen worden verzameld en verwerkt om de werknemer te evalueren en mogelijk aansprakelijk te stellen, met als rechtsgrond de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het gerechtvaardigd belang van de werkgever.
- Eventuele beelden opgenomen door de beveiligingscamera’s binnen het bedrijf waarop de werknemer te zien is worden verzameld en verwerkt om diefstal van bedrijfseigendommen te voorkomen, met als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang van PROGRESS GROUP. Het gerechtvaardigd belang is dat PROGRESS GROUP zijn bedrijfseigendommen moet kunnen beschermen tegen diefstal.
- Foto’s en/of video’s worden verzameld en verwerkt om ze te gebruiken voor communicatie met klanten en promotionele doeleinden, met als rechtsgrond de expliciete voorafgaande toestemming van de werknemer. Voordat foto’s en/of video’s worden gemaakt, wordt de werknemer om toestemming gevraagd. De werknemer heeft altijd het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking beïnvloedt.
- Informatie over kledingmaten wordt verzameld en verwerkt om de werknemer van passende werkkleding te voorzien, met als rechtsgrond de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
5. Duur van de verwerking
In principe worden de gegevens bewaard tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst van de werknemer. De persoonsgegevens worden echter in ieder geval bewaard in overeenstemming met de termijnen die zijn voorgeschreven in de toepasselijke wetgeving en mogelijk langer dan de bovengenoemde periode als verjaringstermijnen ons daartoe verplichten. Na deze periode worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
6. Rechten van de werknemer
6.1. Recht op inzage en kopie
De werknemer heeft het recht om te allen tijde zijn/haar persoonsgegevens die worden verwerkt gratis in te zien. De werknemer heeft ook het recht om hiervan gratis een kopie te ontvangen, hetzij in papieren vorm, hetzij elektronisch. Als de werknemer om extra kopieën vraagt, kan PROGRESS GROUP een redelijke vergoeding vragen op basis van administratieve kosten.
6.2. Recht op rectificatie, wissing en beperking
De werknemer heeft het recht om PROGRESS GROUP te verzoeken zijn/haar persoonsgegevens te rectificeren als deze niet meer actueel zijn of aan te vullen als deze onvolledig zijn. Hij/zij heeft ook het recht om de gegevens te laten wissen als een van de gevallen genoemd in artikel 17 van de AVG van toepassing is. De werknemer kan echter geen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor loonadministratie en de gegevens die PROGRESS GROUP op grond van de wet moet bewaren en verwerken. De werknemer kan ook vragen om de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens te beperken als een van de gevallen genoemd in artikel 18 van de AVG van toepassing is.
6.3. Recht op bezwaar
Overeenkomstig artikel 21 van de AVG heeft de werknemer het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
6.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Binnen de grenzen van artikel 20 van de AVG heeft de werknemer het recht om zijn/haar persoonsgegevens die door PROGRESS GROUP worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of deze over te dragen aan andere verwerkingsverantwoordelijken.
6.5. Recht om toestemming in te trekken
Voor zover de verwerking is gebaseerd op de voorafgaande toestemming van de werknemer, heeft hij/zij het recht om die toestemming in te trekken.
6.6. Geautomatiseerde beslissingen en profilering
De verwerking van de persoonsgegevens van de werknemer omvat geen profilering en de werknemer zal ook niet worden onderworpen aan geautomatiseerde beslissingen door PROGRESS GROUP.
6.7. Uitoefening van uw rechten
De werknemer kan zijn/haar rechten uitoefenen door contact op te nemen met PROGRESS GROUP via e-mail: privacy@progressgroup.be
6.8. Klachten
De werknemer heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
Tel: +32 (0) 2 274 48 00,
E-mail: contact@apd-gba.be.
Dit laat de mogelijkheid om een civielrechtelijke procedure te starten onverlet.
7. Verstrekking van gegevens aan derden
Sommige persoonsgegevens die PROGRESS GROUP van de werknemer verwerkt, worden doorgegeven aan derden.
Het betreft de volgende gegevens:
- Informatie met betrekking tot loonadministratie wordt doorgegeven aan het sociaal secretariaat Prato NV met het oog op het uitvoeren van de loonadministratie en aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
- De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de werknemer worden doorgegeven aan de IT-provider Prato NV met het oog op het beheer van het account van de werknemer.
- De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de werknemer worden doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij AG Insurance met het oog op verzekering bij een arbeidsongeval.
- De noodzakelijke gegevens worden verstrekt aan Edenred Belgium voor de toekenning van maaltijdcheques en/of ecocheques.
- De noodzakelijke gegevens worden verstrekt aan de arbeidsgeneesheer, het ziekenfonds, het kinderbijslagfonds en sectorale sociale fondsen met het oog op het vervullen van wettelijke verplichtingen of het verkrijgen van diensten.
- Alle persoonsgegevens van de werknemer kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners die gespecialiseerd zijn in arbeidsrecht en sociale zekerheidswetgeving met het oog op het verkrijgen van informatie.
De genoemde derden verwerken de persoonsgegevens van de werknemer alleen op uitdrukkelijke opdracht van PROGRESS GROUP en uitsluitend om een specifieke taak uit te voeren. PROGRESS GROUP sluit verwerkersovereenkomsten met al deze organisaties en doet er alles aan om ervoor te zorgen dat deze organisaties de persoonsgegevens van de werknemer voldoende beveiligen.
De persoonsgegevens van de werknemer worden niet verkocht, verhuurd, verspreid of anderszins commercieel beschikbaar gesteld aan derden, behalve zoals hierboven beschreven of met uw voorafgaande toestemming.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat PROGRESS GROUP de persoonsgegevens van de werknemer moet bekendmaken vanwege een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere verplichte wetten of voorschriften.
In geen geval zal PROGRESS GROUP de persoonsgegevens van de werknemer doorgeven buiten Europa (derde land of internationale organisatie).