Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Progress Group BV, Smallandlaan 29B, 2660 Antwerpen, België, ondernemingsnummer 0533.902.846, is verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven eigen verwerkingen. Voor privacyvragen en de uitoefening van uw rechten kunt u ons bereiken via privacy@progressgroup.be.

Dit beleid geldt voor progressgroup.shop, onze showroom, offertes, bestellingen en klantenservice van Progress Group Safety. Het omvat ook zakelijke contactpersonen en personen die door een klant worden aangeduid als ontvanger of gebruiker van gepersonaliseerde kleding. Onze rol bij personalisatie in opdracht wordt toegelicht in punt 3.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij identificatie- en contactgegevens, factuur- en leveringsadressen, bedrijfs- en btw-gegevens en informatie over accounts, bestellingen, betalingen, leveringen, herroepingen, klachten en correspondentie. Ook verwerken wij noodzakelijke bewijzen van gemaakte afspraken. Voor personalisatie kan het gaan om een ontwerp, logo, opschrift of naam voor een bedrukking of kledingpakket.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van de onderneming die de bestelling plaatst, uit openbare ondernemings- en btw-registers en van betrokken betalings- of bezorgdiensten.

Bij een bezoek aan de website worden technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres, browser, apparaat, sessie en toestemmingskeuze. De website gebruikt diensten voor het meten van gebruik en bezoekersherkomst, waaronder Google Analytics, en bevat Google Maps en reCAPTCHA voor kaarten en bescherming tegen misbruik.

Voor niet-noodzakelijke cookies en andere toestemmingsgebonden functies is uw voorafgaande, vrijwillige toestemming vereist. Het bezoeken van de website of het lezen van dit beleid geldt niet als toestemming. Via het toestemmingsvenster kunt u uw voorkeuren aangeven. Raadpleeg ook ons cookiebeleid.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

• Uw aanvraag en bestelling: offertes op uw verzoek, de overeenkomst, het account, betaling, levering, personalisatie en klantenservice. Wanneer u zelf contractspartij bent, is artikel 6, lid 1, onder b AVG de grondslag.
• Zakelijke contactpersonen, aangeduide ontvangers en werknemers in onze eigen verkoopprocessen: ons gerechtvaardigd belang om zakelijke relaties te onderhouden en bedrijfsbestellingen correct uit te voeren, op grond van artikel 6, lid 1, onder f AVG.
• Wettelijke verplichtingen: facturatie, belastingen, productveiligheid, wettelijke consumentenrechten en de behandeling van privacyrechten, op grond van artikel 6, lid 1, onder c AVG.
• Gewone vragen, beveiliging en geschillen: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, onze systemen te beschermen en onze rechten uit te oefenen of te verdedigen, op grond van artikel 6, lid 1, onder f AVG.
• Optionele analyse en andere toestemmingsgebonden functies: daarvoor is uw geldige toestemming de vereiste grondslag, op grond van artikel 6, lid 1, onder a AVG.

Een werknemer van een klant wordt door zijn vermelding in een bestelling niet automatisch partij bij onze overeenkomst. Wanneer wij personeelslijsten of namen uitsluitend volgens de instructies van de bestellende onderneming verwerken voor personalisatie of kledingpakketten, handelen wij voor die activiteit als verwerker. Voor onze eigen wettelijke administratie en noodzakelijke bewijsstukken handelen wij als verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevens die nodig zijn om een bestelling te aanvaarden en uit te voeren, zijn noodzakelijk voor die dienstverlening. Zonder die gegevens kunnen wij de bestelling mogelijk niet behandelen. Verplichte factuurgegevens volgen uit de wet. Toestemming voor optionele functies is vrijwillig.

4. Met wie delen wij gegevens?

Voor zover noodzakelijk voor de betrokken dienst delen wij gegevens met:

• aanbieders van hosting, e-mail en technische diensten voor het beheer en de beveiliging van de website;
• betalingsdienstverleners;
• logistieke platforms en vervoerders die de levering verzorgen;
• aanbieders van systemen voor bestellingen, facturatie en boekhouding en ons externe boekhoudkantoor;
• aanbieders van analyse, kaarten en beveiliging van formulieren en de website;
• bevoegde overheden, verzekeraars en professionele adviseurs, wanneer een wettelijke verplichting of concrete zaak dat vereist.

De gegevensverstrekking is beperkt tot wat voor de betrokken dienst of zaak nodig is. Betalingsdienstverleners, vervoerders en ons boekhoudkantoor kunnen voor hun eigen activiteiten als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken optreden.

5. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Dienstverleners kunnen gegevens verwerken of toegang verlenen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Daarbij gelden de volgende doorgiftekaders:

• Google: Analytics, Maps en reCAPTCHA kunnen verwerking buiten de EER meebrengen, waaronder in de Verenigde Staten. Google gebruikt het EU–US Data Privacy Framework voor doorgiften binnen de certificering van Google LLC en de betrokken Amerikaanse groepsmaatschappijen, en standaardcontractbepalingen waar nodig voor andere doorgiften zonder adequaatheidsbesluit. Zie Googles doorgiftekaders.
• Bezorging: bij bepaalde bezorgdiensten kunnen persoonsgegevens voor technische ondersteuning toegankelijk zijn vanuit India, buiten de EER. Voor deze toegang worden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gebruikt, samen met een beoordeling van het beschermingsniveau en, waar nodig, aanvullende waarborgen.

Een doorgifte buiten de EER vereist een toepasselijke wettelijke grondslag voor de doorgifte. U kunt informatie vragen over de ontvangers van uw gegevens, de grondslag voor een doorgifte en, waar van toepassing, de waarborgen en het verkrijgen van een kopie daarvan via privacy@progressgroup.be.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Voor persoonsgegevens geldt het onderstaande bewaarbeleid. De termijn hangt af van het doel en de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Gegevens die eerder niet meer nodig zijn, komen eerder voor verwijdering in aanmerking.

• Facturen en fiscale documenten: gewone btw-documenten gedurende zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun opmaak; btw-boeken vanaf 1 januari van het jaar na hun afsluiting. Documenten voor de inkomstenbelasting tot het einde van het zevende jaar of boekjaar na het betrokken belastbare tijdperk. OSS-registers, indien van toepassing, gedurende tien jaar vanaf het einde van het jaar van de transactie. Bijzondere wettelijke verplichtingen kunnen een langere termijn vereisen.
• Noodzakelijke bewijzen van overeenkomst, levering, herroeping en klachten: tot het verstrijken van de toepasselijke verjaringstermijn. Voor gewone contractuele vorderingen kan dat tot tien jaar vanaf de opeisbaarheid betekenen. Een geschil, schorsing of stuiting kan verdere bewaring van noodzakelijke bewijzen rechtvaardigen.
• Vragen, offertes zonder aankoop en gewone correspondentie: tot twaalf maanden na de afsluiting van de zaak of het verstrijken van de offerte, afhankelijk van welke datum later valt.
• Accounts: tijdens het gebruik; na 24 maanden inactiviteit volgt een beoordeling of verdere instandhouding nodig is. Niet-aanvaarde of onvoltooide B2B-aanvragen: tot zes maanden na afsluiting van de beoordeling.
• Personalisatie: verwijdering van werkgegevens na uitvoering, uiterlijk binnen zeven dagen. Een noodzakelijk bewijs van een ontwerp met namen: tot 24 maanden na afgifte, tenzij een concrete zaak langere bewaring rechtvaardigt. Ontwerpen voor afgesproken herhaalbestellingen: gedurende de samenwerking. Voor toevertrouwde gegevens gelden de toepasselijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.
• Privacyverzoeken: een minimaal register tot drie jaar na afsluiting; langer wanneer een concreet geschil dat noodzakelijk maakt.
• Logbestanden onder onze controle: gewone technische en SMTP-diagnoselogs tot dertig dagen, beveiligingslogs tot negentig dagen. Noodzakelijke gegevens over een incident kunnen als bewijs langer worden bewaard. Een e-mail in de mailbox valt onder de termijn voor de betreffende correspondentie of het bewijsstuk.

Back-ups: voor onze eigen operationele herstelkopieën geldt als bewaarbeleid een rollende cyclus van maximaal dertig dagen. Voor herstelkopieën binnen diensten van leveranciers wordt de termijn bepaald door de voor die dienst vastgelegde herstelcyclus, het vervangen van herstelpunten en de contractuele termijn voor definitieve verwijdering. Kopieën dienen uitsluitend voor beveiliging en herstel. Verwijdering uit de actieve omgeving moet ook worden verwerkt in de rotatie of verwijdering van de betreffende kopieën; bij herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast. Een noodzakelijke fiscale of juridische archivering staat hiervan los.

7. Uw rechten en klachten

Onder de voorwaarden van de AVG hebt u recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van de verwerking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid van uw gegevens. U kunt om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking op een geldige toestemming berustte. Richt uw verzoek aan privacy@progressgroup.be.

U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder.

Wij passen dit beleid aan wanneer onze verwerkingen of de toepasselijke regels veranderen.